Comment se gère une association au quotidien ?

Vous envisagez de créer une association loi 1901 ? Sachez que la gestion d’une association n’est pas si simple, et requiert quelques connaissances de base pour vous assurer de respecter la législation qui encadre son fonctionnement. Dans cet article, on vous donne quelques conseils basiques pour vous lancer dans le secteur associatif.

Organigramme : définir les rôles obligatoires

Pour exister, une association doit être constituée d’au moins 2 personnes, âgées de plus de 16 ans. La constitution d’un bureau d’association, bien que facultative, est tout de même recommandée et doit se composer d’un président, un trésorier et un secrétaire général.

Chacun a des rôles bien distincts dans la vie de l’association : 

• le président : il est le représentant légal de l’association auprès de la justice.
• le secrétaire général : il assure la gestion administrative de l’association (classification des documents, organisation des assemblées générales, etc.)
• le trésorier : il est tenu de s’occuper du suivi financier (livre de compte, budgets, dépenses, comptes bancaires, etc.)

D’autres postes facultatifs peuvent être occupés au sein de l’association : les adjoints, un conseil d’administration, entre autres.

Les obligations d’une association 

L’organisation d’assemblées générales

Ces réunions, appelées assemblées générales, doivent avoir lieu au moins une fois par an. Elles ont pour objectif de gérer la vie associative, et de prendre les décisions pour son bon fonctionnement : l’élection de nouveaux membres du bureau, l’organisation des projets associatifs, la définition du budget prévisionnel, etc.

Si des décisions importantes sont prises, elles doivent faire l’objet de procès-verbaux qui seront communiqués à la préfecture, dans un délai de trois mois.

Des assemblées générales extraordinaires peuvent avoir lieu lors de modifications des statuts ou de la dissolution de l’association. 

Ouvrir un compte bancaire pour tenir la comptabilité

À la création d’une association, il est indispensable d’ouvrir un compte à la banque au nom de l’association. Pour ce faire, il convient de communiquer plusieurs documents justificatifs tels que : statuts de l’association, procès-verbal pour identifier les personnes gestionnaires du compte et leur copie de pièces d’identité, un justificatif d’adresse du siège social, etc.

Si vous en avez les moyens financiers et si vous vous sentez dépassé par la gestion comptable de l’association (sur la base d’une comptabilité simple ou d’engagement), vous pouvez faire appel à un expert-comptable qui s’occupera de gérer cette partie pour vous.

Quelques conseils bonus

Pour gérer efficacement votre association et fidéliser ses membres, équipez-vous des bons outils qui vous faciliteront le quotidien.

Regroupez votre base d’adhérents dans un logiciel

Dans un fichier Excel ou sur une plateforme dédiée à la gestion de vos données, centralisez les informations de vos membres. Identité, suivi de paiement, actions au sein de l’association, etc : conservez un suivi précis pour chacun de vos adhérents. Ce qui va également vous permettre de rester en conformité avec le RGPD, et en cas de contrôle.

On vous en dit plus dans cet article dédié au CRM pour les associations.

Gagner du temps : le paiement en ligne

La gestion des adhésions et des règlements de cotisations peut rapidement faire tourner la tête. Et si vous n’êtes pas équipés d’un logiciel de suivi, vous pouvez très vite perdre pied et ne plus savoir où vous en êtes. C’est pour cela que nous vous conseillons de proposer à vos adhérents de s’enregistrer et d’effectuer leur paiement en ligne. Ceci vous permettra de suivre votre comptabilité avec les paiements réalisés, et surtout les potentiels retards de paiements de certains de vos membres.

Pensez collaboratif pour vos projets

Rien de tel qu’une plateforme de gestion de projets pour planifier et organiser vos projets associatifs à plusieurs. À l’image de Trello, ces plateformes vous permettent de lister vos actions et d’attribuer les membres responsables pour chaque tâche, afin de suivre l’avancée de chaque projet et de respecter les échéances. Cela va notamment vous simplifier la tâche pour suivre les différentes démarches comme les autorisations à obtenir pour l’organisation de vos événements (déclaration auprès de la préfecture ou mairie).

Nous pourrions vous partager davantage de conseils pour simplifier la gestion de votre association comme vous entourer d’experts ou de bénévoles pour vous conseiller au quotidien.